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インターネット安全活用 一灯塾

最新のIT技術を正確に把握することは困難ですが、地道にコツコツ、IT技術に関する情報を発信します

年賀状の住所録、オンライン・ストレージを使って管理・バックアップ

年賀状の住所録、とても大事ですね。実は、以前、この住所録データが年末に使えなくなり大変でした。大急ぎで、一から作り直した経験があります。このときは、昔の数百枚の年賀状を見ながら、一つずつ、住所録データを入力したので、本当に大変でした。

このときの経験から、年賀状の住所録データを、いつでも、どこからでも最新状態が使え、自動バックアップの、同期型オンラインストレージ「Dropbox」に置くことにしました。

しかし、個人情報が満載の「住所録データ」を安全に保管するためには、オンラインストレージの不正アクセスを防ぐ対策や、データにパスワードを付加したり、データを暗号化したりすることが大事です。今回は、このオンライン・ストレージを使って、「住所録データ」を安全に管理する方法を紹介します。



 (1) ”同期型”のオンライン・ストレージ・サービスを活用する
 
   「Dropbox」、「Googleドライブ」、「OneDrive」 *お勧めは、「Dropbox
 
 (2) 同期型オンライン・ストレージ「Dropbox(ドロップボックス)」を活用する
 
 (3) オンライン・ストレージのパスワードの付け方

 (4) 不正アクセス防止のため”2段階認証”を実施

 (5) オンライン・ストレージ・サービスに、年賀状の住所録をパスワード付きで保管
 
 (6) 重要なデータは暗号化して保管



なお、住所録データは個人情報なので、十分な安全対策が必要であり、以上のように方法は面倒ですが、この方法だと、インターネット上に住所録データがあり、パソコンがどんな状態になっても、また、パソコンを交換しても、いつでも、最新のデータが使えるので大変便利です。

話は変わりますが、私が愛用している年賀状ソフト「筆まめ」から提供されている、インターネットに保管する「クラウド住所録」も、なかなか便利です。

 サービスの特長 | 筆まめクラウド住所録 | 筆まめネット
 http://fudemame.net/products/service/address/about/

様々な端末から、どこでも住所録や顧客情報の作成・編集・管理・共有が可能。さらに、2014年11月より「筆まめ」との連携も開始されました。




■ (1) ”同期型”のオンライン・ストレージ・サービスとは


インターネットのサービスの中に、「オンライン・ストレージ」というのがあります。ユーザ登録すると、インターネットのコンピュータ中に、自分専用のフォルダーが確保でき、そこにデータを保存できるというものです。パソコンやスマホのデータバックアップには最適のサービスです。

オンライン・ストレージの中でも、便利なのが、パソコンで作業しながら、自動的にインターネットにデータをバックアップしてくれる、”同期型”のオンライン・ストレージ・サービスです。

この”同期型”サービス、まずは、サービス専用のクライアントソフトをパソコンにインストールします。

そうすると、パソコンに特定フォルダーが作成され、そこにデータを入れておくと、自動的にインターネットにバックアップしてくれます。

このサービスの定番として、「Dropbox」、「Googleドライブ」、「OneDrive」がありますが、「Dropbox」が一番のお勧めですね。



■ (2) 同期型オンライン・ストレージ「Dropbox(ドロップボックス)」とは


 https://www.dropbox.com/

機能はシンプルで使いやすく、オンライン・ストレージではトップの人気を誇るサービスです。無料で容量2GBが使用できるサービスです。機能はシンプルですが、使えば使うほど、良さが分かってくるサービスですね。

動作も機敏で、ファイルの棋歴管理もできます。私は数年、このサービスを使っていますが、このサービスのお陰で、どのパソコンからでも、WindowsのOSが異なっても、必要なデータを利用することが可能になりました。

Dropboxの使い方は、以下が分かりやすいです。

 ファイル同期のDropbox入門と、便利テクニックまとめ | nanapi [ナナピ]
 http://nanapi.jp/2516



■ (3) オンライン・ストレージのパスワードの付け方


また、インターネットではパスワードを盗む攻撃も盛んです、パスワードを安易に考えると、不正アクセスなど危険な目に会いますので、注意下さい。パスワードの基本は次です。

 ・英字の小文字・大文字、数字を(できれば記号も)混合させ、8桁以上のパスワードを使う。
 
 ・パスワードを定期的に変更する。
 
 ・複数サイトで同じパスワードを使い回ししない。


(注)「英字(大文字・小文字の区別無)」のパスワードの場合、”4桁で約3秒”、”6桁で約37分”という短時間に見破られるという報告もあります。



■ (4) 不正アクセス防止のため”2段階認証”を実施

2段階認証を有効にすると、ログインに際し、パスワードに加えてセキュリティコードの入力が必要になり、安全になります。なお、2段階認証を一度設定すれば、次からは入力が不要なので、面倒なのは最初だけです。

こういう私も、実は、最近まで、 ”2段階認証”面倒だな? と考えていましたが、毎日活用しているGoogleDropboxは、重い腰を上げて、ようやく2段階認証にしました。

次のブログに、GoogleDropboxの”2段階認証”の方法をまとめましたので、参考にして下さい。

 Googleの”2段階認証”について
 http://lifesecurityup.blogspot.com/2014/09/500google2.html

 Dropboxの”2段階認証”について
 http://lifesecurityup.blogspot.com/2014/10/dropboxid.html



■ (5) オンライン・ストレージ・サービスに、年賀状の住所録をパスワード付きで保管

私が愛用している、年賀状ソフト「筆まめ」は、データをパスワード付きで保管できます。また、マイクロソフトExcelで住所録データを作成している場合も、データにパスワードをつけることができます。

しかし、このようなパスワードは、別なソフトを使えば、見破られる可能性があるため、決して安全とはいえません。

但し、オンライン・ストレージ・サービス利用で、ログイン時のパスワードを見破られないようにして、さらに、”2段階認証”というセキュリティをつけておけば、まず不正アクセスの危険性は少なくなり、安全といえます。

ソフトに詳しい人であれば、次の”データの暗号化”をお勧めします。



■ (6) 重要なデータは暗号化して保管


私が一番気に入っているのが、 ”一般的に使われている「圧縮形式Zip」で暗号化”です。暗号化圧縮形式Zipは、一般的な圧縮形式であり、このデータ形式をサポートする様々なソフトがあります。

圧縮形式Zipは、圧縮するだけでなくパスワードを付けて内容を保護するという機能も用意されており、「パスワード文字列」を指定するだけで、簡単に暗号化/復号化(解凍)できます。

なお、圧縮形式Zipの暗号化は「AES-256」がお勧めです。ただし、解凍する側にもAES-256に対応したツールが必要になります。お勧めのソフトは、次の「7-Zip」です。


■ 暗号化圧縮形式Zip対応のフリーソフト7-Zip」 (海外:日本語対応)

このソフトは、高圧縮率を実現し、ポータブルタイプの圧縮・解凍ソフトでは、代表的な人気のあるソフトです。専用の形式「7zフォーマット」に対応するほか、各種の圧縮・解凍形式をサポートしています。

強力な「256AES 暗号化機能」、自己解凍形式、ファイルの分割・結合、テストの実施、お気に入り機能などをサポートしています。

 ダウンロード : 圧縮・解凍ソフト 7-Zip
          http://sevenzip.sourceforge.jp/

7-zipのダウンロードは、32ビット版と64ビット版が用意されているので、環境に合わせてダウンロードしましょう。ちなみに、「32ビットか64ビットか?」は、OSの違いで判断します。

スタートメニューの「プログラム」に「7-Zip File Manager」の項目が追加されますので、これを実行します。または、7zFM(7zFM.exe)をダブルクリックして起動します。

7-Zipは”2画面分割”で使うと操作が便利になります。

なお、USBでも使えるポータブルタイプの「7-Zip Portable」もあります。

 7-Zip Portable | PortableApps.com
 http://portableapps.com/apps/utilities/7-zip_portable


7-Zipで圧縮形式ZIPにパスワードを付ける方法は、下記を参考にして下さい。

 ZIPにパスワードを付ける方法
 http://sevenzip.sourceforge.jp/howto/zip-password.html


■超カンタン・超強力なファイル暗号化ツール 「ED」

 EDのダウンロード : Vector
 http://www.vector.co.jp/soft/dl/win95/util/se119287.html

ED(イーディー)は強力な暗号化アルゴリズムと、使い勝手が良いWindows用フリーウェアファイル暗号化ツールです。簡単な操作で、ファイルやフォルダーを自在に暗号化することができます。

なお、USBメモリまたはUSB接続ポータブルHDDに保存して活用することもできます。EDは、鍵長最大256ビット暗号アルゴリズムをベースにした、強力な暗号強度を保っています。

使い方は簡単で、暗号化する場合は、暗号化したいファイルやフォルダを選択後、それを「E」ボタン上にドロップし、パスワードを入力するだけです。

復号する場合は、ファイルやフォルダを選択した後、それを「D」ボタン上にドロップし、パスワードを入力します。